会議は対面なのか、オンラインなのかは関係なく、マネジメントツールとしては常に重要な位置づけにあります。
また会議をうまく運営していくことは、情報が形式化され、計画が段階化されたものを共有することで、協業化を促進でき、一定サイクルで実施していけば習慣化できます。
よってマネジメント対策としては、すべての問題への対処を後押しする位置づけのものとなります。
様々な会議
会議と言っても様々なものがあります。
検討ミーティング、進捗ミーティング、依頼ミーティング、調査ミーティング、交渉ミーティング、作戦ミーティング、レビューミーティング、承認ミーティング、合意ミーティング、報告ミーティング、テコ入れミーティング、儀式ミーティング、ここだけの話ミーティング、ちょっと仲良くなりたいミーティング、、、
また、実施方法についてもWEBミーティングやチャットなどもありますので、様々な形態と場面ごとに適切な形態はありますが、ここでは方法については問わないこととします。
様々なミーティングがありますが、それぞれ意味を持っており、実施することの効果があります。
それぞれの場面で、効果を発揮できるよう実施していきたいです。
会議の意味と目的とは
会議は複数の人たちで認識を共有できます。
書類のやり取りだけでなく、集まって会話することによって、その場で伝えられる情報量が圧倒的に変わってきます。
実際に会って話すと思っていたより距離感の近い人と感じ、内容が入ってきやすいということがあります。その場合、その後の行動に結びつけることができます。
一方お互いの時間を奪うものでもあるので、効率的でありかつ効果的に実施していくことを目指したいです。
そして、常に効率的・効果的であることで習慣化が進むという好循環となります。
逆に非効率で効果もないとなるとただ実施しているだけで、参加したくなるものになります。
会議の種類
会議の種類は先に説明した他にも多く思いつくとは思いますが、伝達の向きと内容の広がりによって分類すると、およそこのとおりになるかと考えます。
| 伝達の方向 | 内容の広がり 大 | 内容の広がり 小 |
| 主催者 → 参加者 | レビュー型 | レポート型 |
| 参加者 → 主催者 | インタビュー型 | ヒアリング型 |
| 双方向 | ブレスト型 | チャット型 |
レビュー型
どちらかが相手に対して、自分のタスクの説明を行う。内容の確認を受けることで品質の向上や結果の承認や合意を得ることが目的となる。
レポート型
どちらかが相手に対して、連絡・報告や通知を行う。対象相手先に対し、正確に、腹落ちされるよう伝達されることが目的となる。またこの後の動きを促す仕掛けがあるとより効果的となる。
インタビュー型
対象となる人たちを収集し、目的となる事象を聞き出す。調査のための基礎情報収集等を目的とする。
ITの場面においては、企画構想や要件定義での目的の確認や実施したい要求事項を調査するにあたって用いられる。
ヒアリング型
特定課題の解決のために、対象となる人たちから情報収集を行う。
ブレスト型
ブレーンストーミングはアイデアを集団からかき集めることで、ブレストはその略となる。
主催者は司会やリード役となる第三者的なファシリテータに徹する場合もあるが、ここでは皆参加者であるというイメージにしている。
ITの場面においては、企画構想や要件定義で要求事項の洗い出しやプロジェクトの進め方等において議論する場面で用いられる。
チャット型
ちょっとした会話のイメージでこのネーミングとした。
ちょっとした時間であっても直接対話すべきこととはなんでしょうか。
短い情報のやりとりの中であっても、重要な合意形成や意思表示など、時間に反比例して重要度の高い意思決定に影響する場合が多い。
権限者においてはむしろこの型を多用している。
これらの会議の型は、必要な場面において適切な形態を選択したうえで、実施されます。
会議の中で定例会議のような形態をイメージした方もいらっしゃるでしょう。定例と言うのは頻度の観点であって、情報の伝達方向や内容の話ではありません。
よって切り口には出てきませんでした。
各型の会議を定例として実施することはありますが、よくあるのは、様々な型が織り込まれて、一つの定例会議になっているというものです。
報告もあれば途中からブレーンストーミングを行ったり、個別課題をテーマに議論したりします。
会議の実施サイクルは習慣化のために非常に重要なポイントとなりますので、説明していきます。
会議のサイクルと習慣化
定例会議とは。そして存在理由とは
定例というのは、始めに決めたものなので、実施することが当たり前になっていることが多いですが、そうであるがゆえに、形骸化している場合も多いです。
やたら定例会議ばかりとなり、定例疲れになってしまっている人もいるかも知れません。
それでも定例が無くならないのは、存在理由があるからでしょう。
その存在理由は、定例化されているからということですね。
定例会議が効果的となるには
定例会議は一定間隔で何らかのテーマの会議を実施することですが、この一定間隔というのが重要です。
一定で実施していくことで習慣化されます。
会議はいちいち集まって、聞いていたり、意見したりしますので、無用な会議であれば辞めたい気持ちになります。
しかし、一定でやっているので、有用な会議であれば、よい方向が習慣化され、ますますよい方向になるということなります。
このような技法を使わない手はありません。
会議が有用になるには、一定時間で実施される目的が都度達成されること、そして達成できるように適切な方法・手順で実施されていることが必要となってきます。
会議により解決できることとは
会議は様々な問題を解決できる仕組みとなっています。
ITプロジェクトを例にするとこのとおりです。
ITプロジェクトを開始する、もしくは節目のタイミングでは、関わる人たちに社長から目的などを話してもらうことで、仕事が動き出すきっかけとなります。
ITプロジェクトの企画構想段階では、どのようなITにしていくべきかを話していくでしょうが、会議により、それまで出てこなかった意見が出てきて、図式化することで、さらに意見が明確となり、方向性が合意できるようになっていきます。
ITプロジェクト実行段階では、進捗状況を把握するきっかけとなります。もちろん会議を行わなくても状況は把握できると思いますが、会議は、リアルな共有の場であるため、リアルな声が伝わるものです。また、実行段階では様々な課題が発生します。その解決のためにヒアリングやチャット型会議が頻繁に行われ、解決の方向性を決め、実行されることになります。
ITプロジェクト受入段階では、レビュー型会議により、確認すべきことが合意され、最終的な品質が確保されることになるでしょう。
会議の実施方法
会議の方法は様々な型があり、その実施内容により実施時間も異なってきます。
途中の進め方は変わってきますが、基本的な会議の実施方法は同じになります。実施時間は異なるものの、時間当たりの最高成果を出さないといけないのは変わらないからです。
会議の実施にあたっては次の5つのステップとなります。
- 1会議開催の目的を明確にする
- 2会議終了時のゴールを明確にする
- 3会議議題と会議プロセスを事前に共有する
- 4会議を型に応じて進める
- 5会議の決定事項と残課題を共有・記録し次回を決める
そして次回の開催へとつながり、同じサイクルで実行されることとなります。
個々の説明を若干します。
会議開催の目的を明確にする
会議は単体の会議ではありますが、全体の動きの中の一つであるはずです。全体の中の位置づけが一つの目的となるでしょう。
全体の中では、この会議の決定事項が後続タスクに影響するということを明確にすることで、参加者の心構えが変わります。
会議終了時のゴールを明確にする
全体の動きの中での位置づけが明確になれば、今回のゴールの意味もわかります。
議題が深い内容であったりすれば、その場で決まらないかもしれません。その際にも、途中のここまでは決める、といったゴール設定を持って臨みたいところです。
会議議題と会議プロセスを事前に共有する
時間効率を最大化するために、事前に目的、ゴールとともに議題とプロセス全体を共有すべきです。
少なくとも目的は共有しておいたほうが、思わぬ方向に議論がブレた時に戻しやすいです。
会議を型に応じて進める
主催者側からの発信が多いケースは、主催者側の意図と内容を伝え、参加者からの問い合わせ時間を確保します。
参加者側からの発信が多いケースは、参加者の意見が出やすい場づくりを行い、出尽くすよう時間配分を考慮します。
双方向の発信ケースは、双方とも言い分を話したあとに意見収集や合意形成ができるよう配分し進めます。
時間どおりに実行できるようにするには、議題に対してのゴールが導けるよう、事前に主催者側が準備していることにかかってきます。
本来1回で終われるものが、2回、3回になってしまうことはよくありますが、主催がよく考えていけば最低時間で最大効果を出すことは可能になります。
会議の決定事項と残課題を共有・記録し次回を明確にする
会の最後には、決定事項と残課題を共有します。
普通はいつくか話をしてきていますので、決定事項がいくつかあると思います。その場で確認しクローズします。
人は次々と忘れていきます。その場で共有することで、記憶が濃くなります。
そして次を決めます。
その場というのはすぐには作れないのが普通です。
次も決めることで、次への心構えが可能となります。
特に注意したいのは、残課題についてです。残と言っているくらいですので、今回決められなかったものです。
よって、誰がその課題を行うかという割り振りを決めます。協業化を明示するということです。
また課題については解決予定日も決めます。それにより割り振られた人にスイッチが入ります。
決定事項はすぐに記録します。そうしないと記録担当の人が忘れるばかりでなく、参加者たちが内容を忘れてしまいます。
終わったら、その場ですぐメールなりで発信されるのがよいです。人数がいないとできないことですが、できる限り早く、ということは意識すべきです。
会議の計画
会議は計画的に実行されるべきです。
いくつかの場面で適した会議がありますが、どのような会議に誰が参加して、どのような頻度で実施していくのかを計画していきます。
年間を通じて定期的に実施するもの
年次会議
四半期会議
月次会議
週次会議
定期的に実施する会議は、形骸化しやすいですが、習慣化に有効な手段です。
定期的と言いながら毎回意味を持つよう、目的を明確にしていきたいです。
プロジェクトで実施されるもの
責任者会議
ユーザ部門会議
プロジェクトマネージャ会議
開発者進捗会議
成果物レビュー会議
実行確認日次会議
会議は無駄のように見えても、効果があるので、うまく計画していきたいです。
うまくいかないようであれば、形式化、段階化、協業化、習慣化の観点で抜けていることがないかを考えてみましょう。
会議でのありがちな問題
表面的にうまく進んでいるようであっても、実はなんとなく進んだだけで、中味が進んでいないことがあります。
実際はどんなうまくいかないことがあるでしょうか。
参加者が参加者としての意見が出せていない
とりあえず参加してもらったが、何も意見できず参加の意味がなかったという状況になっていることはありませんか。
様々な原因はあると思いますが、よくあるのは、参加する必要がある人だが、受け入れられていないということがあります。
嫌われているということを言いたいわけではなく、もちろんそういうケースもあるとは思いますがここではそのことではなく、参加すべき人ではありますが他の参加者が受け入れる準備をしていないため、新たに参加した人が参加しにくい状況となっているということです。
特定の人のために、受け入れる準備をするのも手間だったりします。そこでつい何もせずに呼ぶだけ呼んでしまうことがあるかもしれませんが、ひと手間省略することで、後から非効率なことが出てきてしまう可能性があります。
影響力が大きい人のためにできない方向に向かってしまう
影響力が大きいであろう人の意見は場を作ってしまいます。場が作られてしまうとその他の人が雰囲気に流される傾向にありますから、意図しない方向に話が進んでしまうかもしれません。
しかしその人の勢いを変えるような意見が出なければ、場を変えることはできません。
実は理解されていない
特に大きな意見も出ずに、予定どおり会議が完了したと思っていたら、実は後からあれは違うなどと言われてしまうことがあります。
多くの人が参加するようなものであれば特に、その場で意見できない雰囲気の時もあり、後から何かと意見が出て、かえって仕事が増えるということもあります。
その場で理解できずに、あとからいろいろわかってきて、じわじわと意見がわいてくることもあります。
実はほとんどその場では理解されていなかったということはよくあることです。
決定すべき事項が決定できない
会議は決定する場でもあります。決定できなければ、本来は意味がありません。
しかし、決定できない場面はよくあります。
決定できない理由はいくつもあります。決定できるだけの材料が揃っていないことが大半ではないでしょうか。
材料とは、現状がそもそもわからない、将来像がわからない、その道筋がわからない、他と比較しないとわからない、といったことに答えられるものでないと物足りません。
何も変わらない
会議をすることで、何か変化を期待しているとします。しかし何も変わらない時もあります。
手ごたえはあまりなくても、実質的な内容が進んでいればいいです。しかし、実質的に何も変わらず、会議の意味があったのかなかったのかわからないということも時には起きてしまいます。
会議にて本当にすべきこと
会議は、その場での時間消費はそれほど多くはないかもしれませんが、実施したことで大きく状況が好転するよい場にすべきです。
難しいことではありますが、関係者すべてを一旦受け入れられるようにしないといけません。全員が同じ土俵に立てるよう、場合によっては事前に準備をする必要もあるでしょう。
レベルに合わせたレイヤ別の情報を出していく必要があります。そうしないと実際は理解が低く、結果的にもう1回実施する必要も出てきてしまいます。
決定を伴うのであれば、決定材料を出していかないと、結果的に遅くなります。
会議は、意味を持たないと実施してはいけません。その意味の中でも、参加者がそれを境に変化し、ゴールに向かってのスイッチが入ることが最も大事です。
まとめ
会議は様々な目的・形態がありますが、基本的な進め方は一つです。
当初の目的に合ったゴールに向かう段取りしていきます。
会議は、マネジメント上発生するあらゆる困難を解決できるツールでもあります。
すんなりいかないこともあるかもしれませんが、用意周到に臨むことで、効果を上げていきたいです。
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