ITの保守契約・ライセンス契約等継続的な契約のマネジメント

ITにおける継続的な契約とは

ITの日常マネジメントにおいて、普段はあまり何もしないですが重要となってくるのは、利用しているITに関する継続的な契約です。

契約に基づいてサービスを受けたり、権利を得たりしているわけですが、それと同時に対価を支払っています。

金銭に関連することから会計にも関連するので、ITスタッフ以外の経理関係者が管理している場合もあるでしょう。

ところが、ITに関連する契約は内容をわかっていないと価値が判断できなかったり、内容が理解できなかったりして、結果契約違反になっていることもありえます。

継続といっても契約の区切りでは特に気を付けないといけません。契約形態はいくつがありますが、主な形態として以下紹介します。

保守契約とは

ITを導入すると保守契約が発生するものがあります。

ハードウェア、ソフトウェアについては、それぞれのメンテナンスを保証する契約があります。またサポートを含むものもあります。

アプリケーションにおいては、導入して買い切りの場合もありますが、多くは保守契約を結び、メンテナンスを受けられるようにします。

それぞれ寿命があるものも多く、それまでの間保守契約を結んでおくことになります。

ライセンス契約とは

ソフトウェアについては、ライセンス料を支払う必要があるものがあります。

ライセンスは使用における許諾契約となりますが、形態はさまざまとなります。

使用の単位がＰＣ単位、ユーザ単位、CPU単位など様々な単位で決められており、複雑でもあります。よってシステム構成などを知っていないと契約を把握することが難しいです。

日常から利用数の変更などの場面ではよく確認が必要です。ライセンスを保有しているソフトウェアを他のハードウェアに更新する場合、ライセンスが使えるのかは、使用条件にもよります。

利用権契約とは

ここで言っている利用権とは、主にサブスクとも言われているサブスクリプション契約を指します。
一定期間において利用する契約となっています。

一定期間であることと利用範囲について注意が必要です。

期間が満了となった時にどうなるのかをよく確認しておく必要があります。

また利用範囲についても、変更と扱われることが何なのかをよく確認しましょう。

継続的な契約における注意すべきこと

契約の期限切れ

ライセンスなどを期間で契約している場合、期限がいつの間にか切れているケースがあります。

また、逆に利用していないのに自動更新されているケースもあります。

期間はきちんとマネジメントされていないと、不正な運用になっている可能性があります。

サーバ証明書などの認証機関との証明書関係においても期限があり、更新する必要があります。しかし、気づかずに期限が過ぎると、利用ができなくなることもあります。

そうなった場合は、ITに関わる事業に影響を出してしまうかもしれません。一日売り上げが立たないと大きな打撃になるでしょう。

契約に対する支払サイクルにおける留意点

保守契約は、月払いか年払いが多いです。月払いであれば毎月手続きするようルーチン化されていれば、問題は発生しない可能性が高いですが、年払いにおいては、注意が必要です。

契約時点から1年ごとに更新であるケースもあれば、契約時点では月割りで支払い、基点月から1年分支払うというケースもあります。それぞれが1年に一度しかありませんが、その時期が一定でないため、忘れがちです。

契約内容が別契約で引継ぎできるかどうか

旧システムから新システムに更新する場合に、同じソフトウェアを導入することがあります。

ソフトウェアはライセンスを購入しているので、新たなシステムになっても使えればいいですが、そうでもありません。

ハードウェアにソフトウェアのライセンスが紐づいているものであれば、新システムでは使えません。

それとは逆に、新システムに移行して、ソフトウェアもバージョンアップして導入するケースもあります。そのほうが多いかもしれません。その場合でも旧ソフトウェアのライセンスが使えることがあります。

途中解約における留意点

期間契約しているサブスクリプションなどでは、途中解約は注意が必要です。

違約金が発生するケースがあります。

違約金が発生するくらいならそのまま使い続けるということを選択するかもしれません。

違約条件については、契約時に確認しておくべきことですし、違約金が発生することを見えるようにしておくべきです。

包含されている契約

ハードウェアを購入したときに、ソフトウェアライセンスが包含されていることがあります。

ハードウェアが故障し入れ替えたときに、ソフトウェアのライセンスは使えるでしょうか。

それはケースによります。

ソフトウェアライセンスが使える場合もありますので、元の契約をよく確認しないといけません。

逆にソフトウェアライセンスが切れてしまう場合もあります。その場合は、元々買った価格では買えず、割高に購入せざるを得ないことになるかもしれません。

保守契約・ライセンス契約等継続的な契約のマネジメント手順

継続的な契約のマネジメントにおいては、継続であるがゆえに見落としがちな点を見逃さないような対策が必要となります。

保守契約や・ライセンス契約のマネジメントは、契約という明確な基準があるため、ノウハウやナレッジのような曖昧なものではないため、比較的的確にできると思われます。

しかし明確な基準があったても、一つひとつの契約書をファイリングしているだけだと、マネジメントしていく上では非効率で問題を引き起こす可能性があります。

現状と最新状態を把握する

まず、現状を正確に把握できているかを確認します。現状のすべてを漏れなく知る必要があります。
そして、最新になっているかを確認します。

契約書から確認するだけでなく、実物からあるはずの契約書を見つけることも行ったほうが、間違いありません。

契約は大きなものから小さなものまで含めると意外と多くあることもあります。

最新の契約が把握できたらリスト化して、契約識別、契約内容、金額、契約日、有効終了日などを把握できるようにしておきます。

契約の次期更新時期と条件を把握する

最新のリストに対して、さらに次期更新に関する情報を把握できるようにします。

有効終了日に対して、更新可能有無や更新条件について、記載しておきます。

契約によっては複雑な条件となっているものもありますので、詳細は契約書そのものを見るとして、契約リストにはわかるようなレベルで記載しておきます。

ハードウェアを、ソフトウェアのそれぞれの契約に対し一体として考えないといけないケースがあります。それに限らず、他の契約と関連があるものについては、一方だけ契約変更したことで不整合となる可能性もあるため、紐づけをできるようにリスト化します。

契約変更があるものは交渉期間を踏まえて検討時期を予定する

有効終了日をリスト上で管理できるようにするかもしれませんが、実際にその日がきてしまったら、更新ができないもしくは自動で更新されてしまう、といったことも起きてしまいます。

自動更新されるべきものはそのように管理されていればいいですが、そのままの更新ではなく見直したいと思っているのであれば、有効終了日を待っていては手遅れです。

よって、検討時期の予定を記載しておきます。

検討時期に到達したら、どのように見直すべきなのかを検討し、場合によってはベンダーと条件や金額の交渉なりを行い、契約のし直しとなります。一連のプロセスは時間を要す可能性が高いため、3カ月かそれ以上の期間を確保しておいたほうがいいです。

新たな契約および契約変更をリストに入れる

新たな契約が発生したら、最新のリストに既存のものと同じように追加します。

また、契約変更が発生した場合も同様、変更部分をわかるように契約リストに入れます。

契約が長期的なものや基本的なものである場合、元の契約は見直さず、覚書で対応することもあります。

いずれにしても、変更前に対して変更後を追加するようにしておくことで、変更が把握できます。
変更前が元の契約であり、変更後が今の契約であることは、わかるようにしておく必要はあります。

契約リストを定期的に確認する

継続的契約のマネジメントは、変更時期が一定ではないため、定点観測が有効でありません。

確認することを習慣化しておくことで、常に見逃しが発生させないことができます。

習慣化とはいっても、1年に一度しか変わらないものを毎日確認しても変わりがないので飽きてしまいます。

リストの量によりますが、他のマネジメントと合わせて、習慣化と効果的に対応すべきことを見つけることのバランスを見て、定期的に確認できるような仕組みを組み込みます。

勝手に変わってくる契約条件への対処

意図せず変更されるソフトウェアの契約条件

最初にITを導入した時には問題なかったソフトウェアのライセンス条件が、何年か経って変わってしまうことがあります。

理由は様々でしょうが、利用形態が大きく変化してきたことで、ライセンス元が損しないように、既存ユーザにも条件変更を求めてくるということがあります。

同じ利用条件であっても、課金単位が変わったことで大幅に課金されるようなこともあります。

契約更新時に適用されることがあるため、先にも述べた次期更新の検討時期において、更新した際の条件変更をよく確認しておくことです。

クラウド利用に関連したライセンス料

クラウドが増えたことにより、ソフトウェアやサービスをクラウドで利用する場合も、ライセンスについて注意が必要です。

自分がユーザとしてライセンス料を支払い利用しているが、実際は別なユーザに対してサービスを提供しているとなると、ユーザの範囲が広がります。よって、自分以外のユーザに対して課金の対象となるいったケースがあります。

最初は課金されなかったが、クラウドに移行もしくはなんらかの更新を行おうとしたときに、急に課金されるようになるかもしれません。このケースにおいても検討時期を設けてよく確認する必要があります。

継続的IT契約マネジメントのまとめ

最新と変更のマネジメント

ITの継続的な契約は、継続しているがゆえに変更を見逃してしまいがちです。

変更を見逃さないためには、次の変更地点を予め知っておいて、変更に向けて的確な行動をとっていくことになります。

しかし、いつ変更になるのか、そのための準備に向け、いつから検討しなければならないかということは、何もしていないとやはり見逃してしまいます。

いつ、どのような条件で、といったことを契約ごとにマネジメントされていることが重要です。また、それ以前として、最新化されていることがさらに重要です。

もし、契約がリスト化されマネジメントされていないと思われるのであれば、最新化から行うべきでしょう。

すべてを包含したクラウド利用

コンピュータを導入し、ソフトウェアを導入した上に、独自のプログラムを載せるということは一定規模のユーザ企業であれば実施してきたことでしょう。

近年はクラウド上のサービスが多くあります。

保守やライセンスのマネジメントは意外と煩雑です。自社の業務に関係ないところで頭を悩ませ、労力をかけるのであれば、すべてが包含されたクラウドサービスを利用したほうがすっきりします。

ただし、SaaSのようにサービスをそのまま利用できるものばかりであればいいですが、クラウド上に一部事業優位性確保ための独自カスタマイズプログラムを導入するといったこともあるかもしれません。

その場合、包括的な契約ができず、中途半端に契約が分かれることもあるでしょう。

中途半端に一部ソフトウェアだけ自分が管理することになると、それこそ忘れがちです。その点は注意が必要です。