IT導入・システム開発をしたいと考えたときに、何をして導入後はどのようになっていくのでしょうか。
もしあなたが今までシステム開発を依頼したことがなければ、いくつかのITベンダーに相談し、そのまま提案を受け、依頼していくと思います。
ところが、依頼する前の準備と依頼した後に起きること、そして導入後に起きることを知っていないと、わけのわからない内に全くプロジェクトが進まなくなったり、金額的にも想定を超えてしまったりしてしまいます。
IT導入・システム開発の流れ
まずIT導入・システム開発を依頼する前の準備が必要です。
準備とは、何をやるべきかを決め、発注先候補を決めることです。
発注先候補から発注先が決め、契約します。その後構築・導入が始まります。
構築中は、途中段階での確認をし、構築・導入の最終段階で受け入れ確認を行います。
受け入れの確認ができたら、契約の検収をし、利用を開始していくことなります。
IT導入・システム開発を始めるにあたって準備する
何をやるべきかを決めることになります。
そんなことはわかっているからIT化を進めたい、あるいは発注依頼をしたいという場面になっている、と言いたい方もいらっしゃると思います。
ただ、実際には意外と本当は何を目的としているかがわかっていないことが多いです。
目的を明確にし、必要な機能や取引を取りまとめます。今既にやっていることをIT化するのであれば、その既にやっていることを明記してから、今後取り組むべきことを一覧にして明記します。
やるべきことに対して、実施すべき範囲をさらに絞り込んで一覧とします。
この一覧は要求事項一覧になります。要求は具体的でないと後から反映されていないなどの問題が出ます。3段階くらいブレークしてみたらより具体的になってきます。
また、既に今システムがあるのであれば、その機能やコードなども改めて確認しておきます。
これらの準備をしたうえで、IT導入をしてくれる、あるいはシステム開発をしてくれる発注先を探します。
各社からの提案を受け、発注先を決めます。
ここまで準備は自分でやるのは大変な場合もあります。準備そのものを人に頼むこともできます。
IT導入・システム開発が始まってからの流れとやるべきこと
ITベンダーなどに発注してIT導入・システム開発を始めることになります。ここではプロジェクトと呼びます。
プロジェクトが始まるにあたり、計画を組む必要があります。
計画は受注側が組んでくれると思いがちですが、発注側の作業もあります。発注側が実施するべきことは、計画を組まないといけません。
また、受注側の作業を逐次確認していくことになります。徐々に詳細化、具体化されていくので、段階的に確認していくことになります。その際、徐々に進めていくと、最初に思っていたものから徐々にずれていくといことが発生します。ずれていないかの確認やずれざるを得ないこともどう許容するかも考えます。
繰り返し開発というやりかたもありますが、何回か回転するということですので、その1回転の中で具体化され、それを元々やるべきことからずれていないか確認していくことになります。
IT導入・システム構築を受け入れる
プロジェクトが最終段階に入り、受け入れるためのテストを実施します。
ここでも、最初にやるべきことが実現できているかを確認します。途中段階で、やっぱり技術的にできませんでした、ということもあり得るので、それはその決定事項に従ってテストし、検収します。
IT・システム導入後はどうなるか
プロジェクトが完了し、リリース前後は最もやるべき業務が増えます。
最初はデータを事前に設定したり、従来業務と新規業務の両方を実施したり、ということで多忙となります。
多忙となることを予め計画し対応しないと対応できません。
さらに、初期の不具合が発生します。これはできれば避けたいところですが、一定規模のITとなれば必ず発生はしてしまいます。
つまり、ただでさえ多忙であるのに、不具合が発生し、不具合に対する復旧のための作業も発生してまう、ということになります。
直後の対応について、発注先にも対応の責任があるため、どのように対応するかは予め決めないといけません。
その後、一定期間が経ち、定常運用に入っていく段階になります。
追加の開発案件がまだ続くのであれば、引き続きの契約を行うことになります。
運用は問い合わせや修正対応等を決めておき、必要に応じて発注するのであれば契約していくことになります。
まとめ
IT導入・システム開発は、しかるべき準備を行い、きちんと進めていけば、最初に想定したものが実現できるはずです。
ただし、予算内にすべて完璧に仕上がることはむしろ少ないでしょう。
既に存在するWEB上のサービスを導入するだけであっても、やりたかったことができていなかったり、機能が多くて使いこなせなかったりして、結果的に割高な費用となってしまうことが多々あります。
プロジェクトの過程においては、思惑と違う、といったことはよくあることなので、途中での確認は気を抜けません。
さらにリリースするタイミングにおいては、発注側のやることが多くなり、大変な苦労が伴います。
そのように大変なことを乗り越えてでも、その後の事業は、スマートで強くなり、儲かる状態であるはずです。
うまくいかせるためには、プロジェクトが開始されたあとに発生しうる問題を事前に配慮して、準備ができていることが最も大事なことです。
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